10 Kasım 2024
Kocaeli Güven Nakliyat
İş & Kurumsal
10 dakika okuma
3.892 görüntüleme
Ofis taşıma, ev taşımadan çok daha karmaşık bir süreçtir. İş sürekliliğini korumak, IT altyapısını sorunsuz transfer etmek, çalışanları koordine etmek ve müşteri memnuniyetini sürdürmek kritik öneme sahiptir. 40 yıllık tecrübemizle yüzlerce kurumsal taşınma gerçekleştirdik ve bu rehberde profesyonel ofis taşıma stratejilerini paylaşıyoruz.
Ofis Taşıma Neden Özeldir?
Zorluklar
- İş kaybı riski
- IT altyapısı karmaşıklığı
- Çalışan koordinasyonu
- Müşteri hizmetlerinde kesinti
- Gizli belge güvenliği
- Pahalı ekipman koruması
Fırsatlar
- Yeniden organizasyon
- Teknoloji yükseltmesi
- Arşiv temizliği
- Maliyet optimizasyonu
- Çalışan morali artışı
- Modern ofis imajı
12 Haftalık Detaylı Planlama
Zaman Çizelgesi ve Sorumluluklar
Taşınma Komitesi Oluşturun
- Proje Lideri: Genel koordinasyon
- IT Sorumlusu: Teknoloji transferi
- Lojistik Sorumlusu: Fiziksel taşıma
- İK Sorumlusu: Çalışan iletişimi
- Mali Sorumlu: Bütçe takibi
Temel Kararlar
- Taşınma tarihini belirleyin (hafta sonu önerilir)
- Bütçe oluşturun
- En az 3 nakliyat firmasından teklif alın
- Yeni ofis planı çizin
IT Altyapısı Planlaması
- Sunucu odası planını hazırlayın
- Kablolama şemasını çizin
- Yedekleme stratejisi oluşturun
- Telefon sistemini planlayın
- İnternet bağlantısını sağlayın
Hukuki İşlemler
- Kira sözleşmesi inceleyin
- Yeni ofis ruhsatlarını alın
- Adres değişikliği bildirimlerini hazırlayın
- Sigorta poliçesini güncelleyin
Çalışan İletişimi
- Tüm personele duyuru yapın
- Yeni ofis turları düzenleyin
- Masa/oda atamalarını bildirin
- Soru-cevap toplantısı yapın
Müşteri ve Tedarikçi Bilgilendirme
- E-posta duyurusu gönderin
- Web sitesini güncelleyin
- Sosyal medyada paylaşın
- Önemli müşterileri arayın
Kapsamlı Envanter Çıkarın
- Her departmanın listesini oluşturun
- Mobilya ve ekipman sayımı yapın
- Kırılacak/hassas eşyaları işaretleyin
- Atılacak eşyaları belirleyin
- Barkod/QR kod sistemi kurun
Temizlik ve Eleme
- Eski dosyaları arşivleyin veya imha edin
- Kullanılmayan mobilyaları satın/bağışlayın
- Dijital arşivleme yapın
Yeni Ofis Kurulumu
- İnternet bağlantısını test edin
- Elektrik ve klima sistemlerini kontrol edin
- Güvenlik sistemlerini kurun
- Yangın alarmlarını test edin
- Temizlik hizmeti ayarlayın
Malzeme Siparişi
- Taşınma kutuları (barkodlu)
- Etiketler ve işaretleyiciler
- Koruyucu malzemeler
- Koli bandı ve streç film
Departman Bazlı Paketleme
- Her departman kendi eşyalarını paketler
- Renkli etiket sistemi kullanın
- Kutulara içerik listesi yapıştırın
- Kişisel eşyalar için özel kutular
IT Ekipmanları
- Bilgisayarları yedekleyin
- Kabloları etiketleyin
- Sunucuları profesyonelce paketleyin
- Hassas ekipman listesi oluşturun
Son Kontroller
- Nakliyat firması ile son toplantı
- Yeni ofis son kez kontrol edilsin
- Acil durum planını paylaşın
- Personel görev dağılımını yapın
- Telefon yönlendirmelerini ayarlayın
Çalışan Bilgilendirme
- Taşınma günü programını dağıtın
- Herkesin sorumluluklarını bildirin
- Acil iletişim numaralarını paylaşın
Taşınma Günü: Saat Saat Plan
Cuma Akşamı 18:00 - Pazartesi Sabahı 09:00
| Zaman | Aktiviteler |
|---|---|
| Cuma 18:00-20:00 |
|
| Cumartesi 08:00-12:00 |
|
| Cumartesi 12:00-18:00 |
|
| Pazar Günü |
|
| Pazartesi 09:00 |
|
IT Altyapısı Transfer Rehberi
Teknoloji Taşıma Stratejisi
Kritik Öncelikler
Yedekleme
Tüm verilerin kapsamlı yedeği
Etiketleme
Her kablo ve ekipman işaretli
Test
Kurulumdan sonra kapsamlı test
Ekipman Kategorileri
| Ekipman | Önlem | Sorumluluk |
|---|---|---|
| Sunucular | Profesyonel paketleme, klima kontrolü | IT Yöneticisi |
| Masaüstü PC | Kablo etiketleme, monitör koruma | Kullanıcı + IT |
| Yazıcılar | Tonerler çıkarılmalı, titreşimden korunmalı | Ofis Yöneticisi |
| Network Ekipmanı | Konfigürasyon yedekleme, dikkatli taşıma | Network Yöneticisi |
| Telefonlar | Santral sistemi profesyonel transfer | Telefon Teknik Servisi |
Kritik Uyarı: Sunucular ve kritik IT ekipmanları için profesyonel IT taşıma servisi kullanılmalıdır. Standart nakliyat firmaları bu ekipmanlar için yeterli değildir.
Çalışan Yönetimi ve İletişim
Personel Koordinasyon Stratejisi
İletişim Kanalları
- Düzenli Toplantılar: Haftalık güncelleme toplantıları
- E-posta Bültenleri: Hafta sonu güncellemeleri
- İç Portal: Merkezi bilgi kaynağı
- WhatsApp Grubu: Anlık güncellemeler için
- Soru-Cevap Oturumları: Endişeleri gidermek için
Çalışan Sorumlulukları
- Kişisel eşyalarını paketlemek
- Bilgisayarı yedeklemek
- Masasını temizlemek
- Gizli belgeleri imha etmek
- Yeni masa numarasını öğrenmek
- Ekip envanter listesi hazırlamak
- Paketleme sürecini denetlemek
- Yeni ofis düzenini planlamak
- Taşınma günü ekip koordinasyonu
- Yerleşim sonrası kontrol
- Genel koordinasyonu sağlamak
- Nakliyat firması ile iletişim
- Sorun çözme ve kriz yönetimi
- İlerleme raporları hazırlamak
- Bütçe takibi yapmak
Maliyet Optimizasyonu
Ofis Taşıma Maliyetlerini Düşürme Yolları
Tasarruf Stratejileri
- Hafta sonu taşınma (%15-20 daha ucuz)
- Çalışanlar kendi eşyalarını paketler
- Kullanılmayan mobilya satılır
- Dijital arşivleme ile kutu azaltma
- Birden fazla teklif alma
- Yıl dışı taşınma (yaz dışı dönem)
Maliyeti Artıranlar
- Plansız taşınma (acil durum)
- Yetersiz hazırlık süresi
- İş günü taşınma
- IT altyapısında profesyonel yardım almama
- Yetersiz sigorta
- Kötü paketleme → hasar
Örnek Maliyet Tablosu (50 Kişilik Ofis)
| Nakliyat Hizmeti | 15.000₺ - 25.000₺ |
| IT Altyapısı Kurulum | 10.000₺ - 20.000₺ |
| Paketleme Malzemeleri | 2.000₺ - 4.000₺ |
| Sigorta | 1.500₺ - 3.000₺ |
| Temizlik ve Tadilat | 5.000₺ - 10.000₺ |
| Çeşitli (signage, kırtasiye vb.) | 2.000₺ - 5.000₺ |
| TOPLAM | 35.500₺ - 67.000₺ |
Risk Yönetimi ve Acil Durum Planı
Olası Riskler ve Önlemler
| Risk | Önlem | Yedek Plan |
|---|---|---|
| IT Sistemi Çalışmazsa | Önceden test, yedekleme | IT destek ekibi hazır, cloud yedek |
| İnternet Bağlanamazsa | Önceden kurulum ve test | Mobil hotspot, alternatif sağlayıcı |
| Taşıma Gecikmesi | Buffer zaman bırakın | İlave nakliyat ekibi, overtime |
| Eşya Hasarı | Kapsamlı sigorta, profesyonel paketleme | Hızlı hasar tespiti, yedek ekipman |
| Personel Koordinasyon Sorunu | Net görev dağılımı, iletişim | Yedek sorumlular atama |
İlk Hafta: Yerleşme ve Optimizasyon
Taşınma Sonrası Checklist
İlk Gün (Pazartesi)
- ✓ IT destek masası aktif
- ✓ Hoş geldin kahvaltısı/ikramlar
- ✓ Acil durum çıkışlarını göster
- ✓ Telefon ve mail sistemleri test
- ✓ Eksik/hasarlı eşya tespiti
İlk Hafta
- ✓ Günlük feedback toplantıları
- ✓ Küçük düzenlemeler yap
- ✓ Signage ve yönlendirmeler tamamla
- ✓ Ofis kurallarını hatırlat
- ✓ Çevre tanıtım turu (restoranlar, market vb.)
İlk Ay
- ✓ Kapsamlı memnuniyet anketi
- ✓ Süreç değerlendirme toplantısı
- ✓ "Lessons learned" dokümanı
- ✓ Açılış etkinliği planla
Sonuç: Başarılı Ofis Taşıma Formülü
Başarının Anahtarları
- Erken Başlayın: Minimum 12 hafta önceden planlama
- Profesyonel Yardım: Deneyimli nakliyat ve IT ekipleri
- Net İletişim: Tüm paydaşlarla şeffaf iletişim
- Detaylı Plan: Her aşama için yedek planlar
- Çalışan Katılımı: Herkesi sürece dahil edin
- Yeterli Bütçe: Beklenmedik masraflar için %15-20 buffer
Kocaeli Güven Nakliyat olarak, kurumsal ofis taşıma konusunda 40 yıllık tecrübemizle yanınızdayız. Gebze Organize Sanayi Bölgesi ve çevresindeki yüzlerce firmanın başarılı taşınmasını gerçekleştirdik.
Kurumsal Teklif Al 0507 703 08 01
Etiketler:
Ofis Taşıma
Kurumsal
IT Altyapısı
Proje Yönetimi
Organizasyon
